システムの導入

◆「何を」＝対象

現行業務をシステム化するときは、ターゲットとする業務を絞り込むことが必要だ。 最終目標が全業務のシステム化であっても、まずはパイロット業務を選定した方がよいだろう。 選定を進める過程で、その業務の前工程の業務、もしくは後工程の業務をシステム化した方が より目的を達成する可能性が高くなると気づくこともあるかもしれない。 会社の業務全体を俯瞰し、効果的なシステム化となるよう対象業務を選定しよう。 選定時のポイントは大きく2つだ。

1. 業務プロセスの整理がしやすい業務を選ぶ 人によって、または、実施するタイミングによって、その業務の進め方や、必要とするものが それぞれバラバラな業務で、取りまとめることが難しい業務は、できれば避けた方がよい。 何故なら、システム化すると、１つの、少なくとも２、３つのプロセスしか許容されないからだ。 これまで人が「臨機応変」にやってきたことができなくなることが多い。 「臨機応変」的なプロセスを残すことは可能だが、それではシステム化するメリットが 薄まってしまう。
2. システム化に協力的な部署が担当の業務を選ぶ 誰もが新しいチャレンジを歓迎できるわけではない。 自分のやり方に固守し、変えたくない、自分のやり方が一番だと考えるケースが多いのだ。 変化を受け入れやすいよう会社としての準備は必要だが、 やはり、協力的な部署や担当者と、新しいことにはチャレンジした方がスムーズに進むだろう。